รู้จักระบบใบกำกับภาษีและใบเสร็จอิเล็กทรอนิกส์สำหรับธุรกิจ

ปัจจุบันธุรกิจจำนวนมากเริ่มเปลี่ยนจากการออกใบกำกับภาษีและใบเสร็จรับเงินแบบกระดาษ มาใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์มากขึ้น เพราะช่วยลดขั้นตอนการพิมพ์ การจัดส่ง และการจัดเก็บเอกสาร อีกทั้งยังช่วยให้ผู้ประกอบการและลูกค้าสามารถเข้าถึงเอกสารได้สะดวกขึ้น

หนึ่งในระบบที่ช่วยรองรับการทำงานรูปแบบนี้คือ e-Tax Invoice & e-Receipt ซึ่งเป็นระบบใบกำกับภาษีและใบรับอิเล็กทรอนิกส์ตามหลักเกณฑ์ของกรมสรรพากร แต่ระบบนี้คืออะไร แตกต่างจากเอกสารทั่วไปอย่างไร และธุรกิจต้องเตรียมตัวอย่างไรหากต้องการเริ่มใช้งาน บทความนี้จะพาไปทำความเข้าใจตั้งแต่พื้นฐานไปจนถึงขั้นตอนการใช้งานจริง

e-Tax Invoice & e-Receipt คืออะไร?

e-Tax Invoice & e-Receipt คือ ระบบการจัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ ตามหลักเกณฑ์ที่กรมสรรพากรกำหนด โดยผู้ประกอบการสามารถจัดทำและส่งมอบเอกสารให้ลูกค้าในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ แทนการออกเอกสารกระดาษแบบเดิม

จุดสำคัญของระบบนี้คือการใช้ลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) เพื่อรับรองตัวตนของผู้ออกเอกสารและช่วยตรวจสอบว่าเอกสารไม่ได้ถูกแก้ไขภายหลังการลงลายมือชื่อ รวมถึงมีการนำส่งข้อมูลเอกสารให้กรมสรรพากรตามรูปแบบและเงื่อนไขที่กำหนด

ตัวอย่างเช่น บริษัทที่จำหน่ายสินค้าให้ลูกค้าเป็นประจำ สามารถออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และจัดส่งให้ลูกค้าผ่านช่องทางออนไลน์ที่ตกลงกันไว้ โดยไม่จำเป็นต้องพิมพ์ใบกำกับภาษีฉบับกระดาษเพื่อจัดส่งทางไปรษณีย์อีกต่อไป

ทั้งนี้ การออกเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ต้องเป็นไปตามข้อกำหนดของกรมสรรพากร ไม่ใช่เพียงการแปลงเอกสารกระดาษเป็นไฟล์ PDF แล้วส่งให้ลูกค้าเท่านั้น

e-Tax Invoice และ e-Receipt แตกต่างกันอย่างไร?

แม้ e-Tax Invoice และ e-Receipt จะเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่อยู่ภายใต้ระบบเดียวกัน แต่ทั้งสองประเภทมีวัตถุประสงค์ในการใช้งานแตกต่างกัน โดยขึ้นอยู่กับลักษณะธุรกรรมและสถานะทางภาษีของผู้ประกอบการ

e-Tax Invoice (ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์) คืออะไร?

e-Tax Invoice คือ ใบกำกับภาษีที่จัดทำในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ สำหรับผู้ประกอบการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) และมีหน้าที่ออกใบกำกับภาษีตามกฎหมาย โดยเอกสารจะแสดงรายละเอียดเกี่ยวกับการขายสินค้าหรือให้บริการ เช่น ชื่อผู้ขายและผู้ซื้อ รายการสินค้า มูลค่าสินค้า และภาษีมูลค่าเพิ่ม

ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ที่ถูกต้องตามหลักเกณฑ์สามารถใช้เป็นหลักฐานทางภาษีได้เช่นเดียวกับใบกำกับภาษีแบบกระดาษ โดยผู้ซื้อที่มีสิทธินำภาษีซื้อไปใช้ต้องปฏิบัติตามเงื่อนไขของกฎหมายภาษีมูลค่าเพิ่มด้วย

e-Receipt (ใบรับอิเล็กทรอนิกส์) คืออะไร?

e-Receipt คือ ใบรับที่จัดทำในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อใช้เป็นหลักฐานการรับเงินหรือการชำระเงินค่าสินค้าและบริการตามหลักเกณฑ์ที่เกี่ยวข้อง โดยสามารถนำมาใช้แทนใบรับแบบกระดาษได้เมื่อจัดทำอย่างถูกต้อง

เอกสารประเภทนี้สามารถเกี่ยวข้องได้ทั้งกับผู้ประกอบการที่จดทะเบียน VAT และไม่ได้จดทะเบียน VAT ขึ้นอยู่กับหน้าที่ในการออกใบรับและเงื่อนไขของระบบที่ใช้งาน

ความแตกต่างสำคัญคือ e-Tax Invoice ใช้เป็นเอกสารทางภาษีมูลค่าเพิ่มสำหรับผู้ประกอบการจด VAT ส่วน e-Receipt ใช้เป็นหลักฐานการรับเงิน จึงไม่สามารถนำ e-Receipt มาใช้แทนใบกำกับภาษีเพื่อขอเครดิตภาษีซื้อได้

e-Tax Invoice & e-Receipt มีประโยชน์ต่อธุรกิจอย่างไร?

การเปลี่ยนมาใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไม่ได้ช่วยเพียงลดการใช้กระดาษเท่านั้น แต่ยังช่วยให้ธุรกิจจัดการเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการขายและการรับเงินได้สะดวกขึ้น โดยมีประโยชน์สำคัญดังนี้

1. ลดต้นทุนการพิมพ์และจัดส่งเอกสาร

การออกใบกำกับภาษีและใบเสร็จรับเงินแบบกระดาษมีค่าใช้จ่ายหลายส่วน ทั้งค่ากระดาษ หมึกพิมพ์ ซองเอกสาร และค่าจัดส่ง โดยเฉพาะธุรกิจที่ต้องออกเอกสารให้ลูกค้าจำนวนมากในแต่ละเดือน

การเปลี่ยนมาใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ช่วยลดค่าใช้จ่ายเหล่านี้ได้ เพราะสามารถจัดส่งเอกสารผ่านช่องทางออนไลน์ตามที่ตกลงกับลูกค้า โดยไม่จำเป็นต้องจัดส่งเอกสารกระดาษทุกครั้ง

2. ประหยัดเวลาในการออกและจัดการเอกสาร

ธุรกิจที่ออกเอกสารจำนวนมากมักใช้เวลาในการจัดเตรียม ตรวจสอบ พิมพ์ และจัดส่งเอกสารให้ลูกค้า หากเปลี่ยนมาใช้ระบบอิเล็กทรอนิกส์ที่รองรับการออกเอกสารจากข้อมูลในระบบ จะช่วยลดขั้นตอนการทำงานซ้ำ ๆ ได้

นอกจากนี้ ระบบที่รองรับการจัดการเอกสารหลายรายการยังช่วยให้ผู้ประกอบการทำงานได้สะดวกขึ้น โดยเฉพาะช่วงสิ้นเดือนที่มีเอกสารจำนวนมากต้องดำเนินการ

3. จัดเก็บและค้นหาเอกสารได้สะดวก

เอกสารกระดาษอาจสูญหาย ชำรุด หรือใช้พื้นที่ในการจัดเก็บจำนวนมาก ขณะที่เอกสารอิเล็กทรอนิกส์สามารถจัดเก็บอย่างเป็นระบบและค้นหาจากข้อมูลต่าง ๆ เช่น วันที่ออกเอกสาร เลขที่เอกสาร หรือชื่อลูกค้าได้สะดวกกว่า

อย่างไรก็ตาม ผู้ประกอบการยังต้องจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ให้ครบถ้วน ปลอดภัย และสามารถเรียกตรวจสอบได้ตามระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด

4. รองรับการออกเอกสารสำหรับมาตรการลดหย่อนภาษีของภาครัฐ

ในบางช่วงรัฐบาลอาจมีมาตรการกระตุ้นเศรษฐกิจที่กำหนดให้ผู้ซื้อใช้ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์หรือใบรับอิเล็กทรอนิกส์เป็นหลักฐานประกอบการใช้สิทธิลดหย่อนภาษี เช่น มาตรการ Easy E-Receipt ที่เคยดำเนินการในช่วงที่ผ่านมา

ธุรกิจที่มีระบบออกเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ตามหลักเกณฑ์จึงสามารถเตรียมความพร้อมสำหรับมาตรการลักษณะนี้ได้ โดยต้องตรวจสอบเงื่อนไขของแต่ละมาตรการ เช่น ประเภทสินค้าและบริการ ระยะเวลาที่กำหนด และคุณสมบัติของผู้ประกอบการก่อนออกเอกสารให้ลูกค้า

ธุรกิจประเภทใดสามารถใช้ e-Tax Invoice & e-Receipt ได้บ้าง?

ระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt สามารถรองรับธุรกิจได้หลายประเภท ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจค้าปลีก ค้าส่ง ธุรกิจบริการ หรือธุรกิจที่จำหน่ายสินค้าผ่านช่องทางออนไลน์ แต่ประเภทเอกสารที่ออกได้จะขึ้นอยู่กับสถานะทางภาษีและข้อกำหนดที่เกี่ยวข้อง

ธุรกิจที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) สามารถใช้ระบบเพื่อออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ตามหลักเกณฑ์ของกรมสรรพากร รวมถึงเอกสารอื่นที่ระบบรองรับและธุรกิจมีหน้าที่ออกตามกฎหมาย

ธุรกิจที่ไม่ได้จดทะเบียน VAT แม้จะไม่มีสิทธิออกใบกำกับภาษีมูลค่าเพิ่ม แต่สามารถใช้ใบรับอิเล็กทรอนิกส์ได้ตามหลักเกณฑ์และเงื่อนไขที่เกี่ยวข้อง โดยต้องตรวจสอบคุณสมบัติและขั้นตอนการลงทะเบียนให้ถูกต้อง

นอกจากนี้ ธุรกิจที่มีรายการขายหรือรับเงินจำนวนมากก็อาจได้รับประโยชน์จากการใช้ระบบดังกล่าว เพราะช่วยลดงานเอกสารและเพิ่มความสะดวกในการจัดส่งเอกสารให้ลูกค้า

วิธีเริ่มต้นใช้งานระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt ต้องทำอย่างไร?

สำหรับผู้ประกอบการที่ต้องการเปลี่ยนมาใช้ระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt ควรเตรียมความพร้อมทั้งด้านข้อมูลธุรกิจ การลงทะเบียน และการเลือกระบบออกเอกสารให้เหมาะสม โดยมีขั้นตอนหลักดังนี้

1. ตรวจสอบคุณสมบัติและความพร้อมของธุรกิจ

เริ่มจากตรวจสอบสถานะทางภาษีของธุรกิจ ประเภทเอกสารที่ต้องการออก และความพร้อมของข้อมูลที่ใช้ในการจัดทำเอกสาร เช่น ข้อมูลผู้ประกอบการ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และข้อมูลลูกค้า

หากธุรกิจต้องการออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ จะต้องเป็นผู้ประกอบการจดทะเบียน VAT และปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ที่กรมสรรพากรกำหนด

2. ลงทะเบียนและดำเนินการตามขั้นตอนของกรมสรรพากร

ผู้ประกอบการต้องดำเนินการลงทะเบียนเพื่อใช้ระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt ตามขั้นตอนของกรมสรรพากร ซึ่งอาจมีรายละเอียดแตกต่างกันตามวิธีการจัดทำและลงลายมือชื่อดิจิทัลที่เลือกใช้

ในกรณีที่ใช้ผู้ให้บริการจัดทำหรือนำส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ อาจต้องดำเนินการมอบอำนาจหรืออนุญาตให้ผู้ให้บริการดำเนินการแทนตามเงื่อนไขที่กำหนด

3. เลือกใช้ระบบหรือผู้ให้บริการ e-Tax Invoice & e-Receipt

ผู้ประกอบการสามารถพิจารณาเลือกใช้ระบบที่เหมาะสมกับรูปแบบการทำงานของธุรกิจ โดยควรตรวจสอบความสามารถในการออกเอกสาร การลงลายมือชื่อดิจิทัล การนำส่งข้อมูลให้กรมสรรพากร รวมถึงการจัดเก็บและค้นหาเอกสารย้อนหลัง

หากธุรกิจใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์อยู่แล้ว การเลือกบริการที่สามารถทำงานร่วมกับข้อมูลเอกสารเดิมได้ จะช่วยลดการบันทึกข้อมูลซ้ำและทำให้การจัดการเอกสารสะดวกขึ้น

4. เริ่มออกและจัดส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ให้ลูกค้า

หลังจากลงทะเบียนและตั้งค่าระบบเรียบร้อยแล้ว ธุรกิจสามารถเริ่มจัดทำเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ตามประเภทที่ได้รับอนุญาต โดยต้องตรวจสอบข้อมูลให้ถูกต้องก่อนออกเอกสาร

จากนั้นจึงดำเนินการลงลายมือชื่อดิจิทัล จัดส่งเอกสารให้ลูกค้าผ่านช่องทางที่ตกลงกัน และนำส่งข้อมูลให้กรมสรรพากรตามหลักเกณฑ์ที่กำหนด พร้อมจัดเก็บเอกสารเพื่อใช้ตรวจสอบย้อนหลัง

ออก e-Tax Invoice & e-Receipt ผ่านโปรแกรมบัญชีออนไลน์ได้อย่างไร?

ปัจจุบันผู้ประกอบการไม่จำเป็นต้องแยกระบบออกเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ออกจากงานบัญชีเสมอไป เพราะโปรแกรมบัญชีออนไลน์บางระบบสามารถเชื่อมการทำงานตั้งแต่การสร้างเอกสารขายไปจนถึงการออกใบกำกับภาษีและใบเสร็จรับเงินอิเล็กทรอนิกส์ได้

ตัวอย่างเช่น FlowAccount เป็นโปรแกรมบัญชีออนไลน์ที่รองรับบริการ e-Tax Invoice & e-Receipt โดยผู้ประกอบการสามารถออกเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ต่อจากเอกสารที่สร้างไว้ในระบบได้ ช่วยลดการกรอกข้อมูลซ้ำ พร้อมรองรับการลงลายมือชื่อดิจิทัลผ่านผู้ให้บริการ และการนำส่งข้อมูลเอกสารให้กรมสรรพากรตามขั้นตอนที่กำหนด

การใช้โปรแกรมบัญชีที่รองรับการทำงานเหล่านี้จึงเป็นอีกทางเลือกสำหรับธุรกิจที่ต้องการลดขั้นตอนการจัดการเอกสาร และต้องการให้ข้อมูลการขาย การรับเงิน และเอกสารทางบัญชีอยู่ในระบบเดียวกัน

สรุป e-Tax Invoice & e-Receipt เหมาะกับธุรกิจอย่างไร?

e-Tax Invoice & e-Receipt เป็นระบบที่ช่วยให้ผู้ประกอบการเปลี่ยนจากการออกใบกำกับภาษีและใบรับแบบกระดาษมาเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ตามหลักเกณฑ์ของกรมสรรพากร ช่วยลดต้นทุนการพิมพ์และจัดส่งเอกสาร ประหยัดเวลาในการทำงาน และทำให้การจัดเก็บเอกสารสะดวกขึ้น

ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่ หากมีการออกเอกสารให้ลูกค้าเป็นประจำ ก็สามารถพิจารณาเลือกใช้ระบบให้เหมาะสมกับลักษณะธุรกิจได้ โดยควรตรวจสอบคุณสมบัติ ประเภทเอกสารที่ต้องออก และเงื่อนไขการใช้งานก่อนเริ่มต้น เพื่อให้การจัดทำเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นไปอย่างถูกต้องตามข้อกำหนดที่เกี่ยวข้อง