HR คืออะไร มีหน้าที่ทำอะไรบ้าง

HR คือ คำย่อของ Human Resources หรือฝ่ายทรัพยากรบุคคล ซึ่งเป็นหน่วยงานที่ดูแลเรื่อง "คน" ในองค์กรทั้งระบบ ตั้งแต่การสรรหาคนเข้ามา ดูแลค่าตอบแทนและสวัสดิการ พัฒนาทักษะ ไปจนถึงการรักษาคนเก่งให้อยู่กับองค์กรต่อไป

แต่สิ่งที่บทความส่วนใหญ่ไม่ค่อยพูดถึงคือ HR ไม่ได้เป็นเพียงตำแหน่งงาน หากเป็นชุดงานที่เกิดขึ้นทันทีที่ธุรกิจมีพนักงานคนแรก ต่อให้ยังไม่มีใครถือตำแหน่งนี้เลยก็ตาม ในธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมาก งาน HR จึงถูกแบ่งกันทำอยู่แล้วระหว่างเจ้าของกิจการ ธุรการ และสำนักงานบัญชีที่จ้างภายนอก เพียงแต่ไม่มีใครเรียกมันว่างาน HR

HR คือตำแหน่ง หรือคือฟังก์ชัน

ทั้งสองอย่าง และการแยกให้ออกช่วยในการวางแผนกำลังคนได้มาก

ในองค์กรขนาดกลางขึ้นไป HR คือแผนกที่มีคนทำเต็มเวลา มีการแบ่งสายงานย่อยชัดเจน ส่วนในธุรกิจที่มีพนักงานไม่กี่คน HR คือกองงานที่กระจายอยู่ตามคนหลายคน เช่น เจ้าของสัมภาษณ์เอง ธุรการเก็บเอกสารและทำเงินเดือน ส่วนสำนักงานบัญชียื่นประกันสังคมและภาษีให้

การมองว่า HR เป็นฟังก์ชันทำให้เห็นภาพชัดขึ้นว่า ต่อให้ไม่จ้างใครเพิ่ม งานเหล่านี้ก็ยังต้องมีคนทำ คำถามที่แท้จริงจึงไม่ใช่ "ธุรกิจเราต้องมี HR ไหม" แต่คือ "ตอนนี้ใครทำงานเหล่านี้อยู่ และทำครบหรือยัง"

งาน HR แบ่งเป็นสองขาใหญ่

โดยทั่วไปงาน HR แบ่งออกเป็นสองสาย

HRM หรือการบริหารทรัพยากรบุคคล เป็นงานที่ทำให้ระบบเดินได้ทุกวัน เช่น การสรรหาและคัดเลือก การทำสัญญาจ้าง การจัดการเงินเดือนและสวัสดิการ การดูแลวันลาและเวลาทำงาน และการจัดการเอกสารตามกฎหมายแรงงาน

HRD หรือการพัฒนาทรัพยากรบุคคล เป็นงานที่ทำให้คนเก่งขึ้นและอยู่นานขึ้น เช่น การฝึกอบรม การประเมินผลงาน การวางเส้นทางความก้าวหน้า และการสร้างวัฒนธรรมองค์กร

ธุรกิจขนาดเล็กมักเริ่มจากฝั่ง HRM ก่อน เพราะเป็นงานที่มีผลทันทีและมีกฎหมายกำกับ ส่วน HRD จะเริ่มสำคัญขึ้นเมื่อทีมโตถึงจุดที่การลาออกของคนหนึ่งคนกระทบงานทั้งแผนก

รายละเอียดว่าแต่ละสายมีหน้าที่ย่อยอะไรบ้าง ประเภทของตำแหน่ง HR ในองค์กร และคุณสมบัติของคนที่เหมาะกับงานนี้ มีสรุปไว้ครบในบทความHR คืออะไรฉบับเต็ม ซึ่งอธิบายตั้งแต่ความหมาย ประเภท ไปจนถึงทักษะที่ควรมี เหมาะทั้งกับคนที่อยากเริ่มสายอาชีพนี้และเจ้าของธุรกิจที่กำลังจะรับ HR คนแรก

งาน HR ที่กฎหมายบังคับ ไม่ทำไม่ได้

ส่วนนี้คือสิ่งที่เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กควรรู้มากที่สุด เพราะงาน HR บางอย่างไม่ได้ขึ้นกับว่าบริษัทพร้อมหรือยัง แต่มีกำหนดเวลาตามกฎหมายกำกับไว้แล้ว

ขึ้นทะเบียนประกันสังคม นายจ้างที่มีลูกจ้างตั้งแต่ 1 คนขึ้นไป ต้องขึ้นทะเบียนนายจ้างพร้อมขึ้นทะเบียนลูกจ้างเป็นผู้ประกันตน ภายใน 30 วันนับจากวันที่รับเข้าทำงาน และเมื่อรับพนักงานใหม่เพิ่มก็ต้องแจ้งภายใน 30 วันเช่นกัน ส่วนกรณีลาออก ต้องแจ้งสิ้นสุดความเป็นผู้ประกันตนพร้อมระบุสาเหตุ ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป

นำส่งภาษีและเงินสมทบทุกเดือน ทั้งแบบ ภ.ง.ด.1 ให้กรมสรรพากร และแบบนำส่งเงินสมทบให้สำนักงานประกันสังคม ซึ่งมีกำหนดเวลารายเดือนของตัวเอง และมีเงินเพิ่มถ้านำส่งช้า

จัดทำเอกสารเกี่ยวกับการจ่ายค่าจ้างและเก็บรักษา กิจการที่มีลูกจ้างตั้งแต่ 10 คนขึ้นไป ต้องจัดทำทะเบียนลูกจ้างและเอกสารการจ่ายค่าจ้าง ค่าล่วงเวลา และค่าทำงานในวันหยุด โดยเก็บรักษาไว้ไม่น้อยกว่า 2 ปี

จัดทำข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงาน เมื่อมีลูกจ้างตั้งแต่ 10 คนขึ้นไป ต้องจัดทำข้อบังคับเป็นภาษาไทยและประกาศใช้ภายใน 15 วัน พร้อมปิดประกาศไว้โดยเปิดเผยในสถานที่ทำงาน โดยต้องมีเรื่องวันลาและหลักเกณฑ์การลาอยู่ในนั้นด้วย

จะเห็นว่าเส้นแบ่งสำคัญอยู่ที่ตัวเลข 1 คน สำหรับประกันสังคม และ 10 คน สำหรับงานเอกสารตามกฎหมายแรงงาน ธุรกิจที่กำลังจะขยายทีมจาก 9 เป็น 10 คน จึงควรเตรียมงานชุดนี้ไว้ล่วงหน้า ไม่ใช่รอให้ครบแล้วค่อยหา

ควรจ้าง HR คนแรกเมื่อไหร่

ไม่มีตัวเลขตายตัว แต่สัญญาณที่บอกว่าถึงเวลาแล้วมักเป็นสี่อย่างนี้

หนึ่ง เจ้าของใช้เวลากับงานคนมากกว่างานที่สร้างรายได้ โดยเฉพาะช่วงสิ้นเดือนที่ต้องทำเงินเดือนและตอบคำถามเรื่องวันลา

สอง เริ่มมีคำถามที่ตอบไม่เหมือนกันในแต่ละครั้ง เช่น ลาป่วยต้องมีใบรับรองแพทย์ไหม หรือโอทีคิดยังไง ซึ่งเป็นสัญญาณว่าระเบียบยังไม่ได้เขียนไว้

สาม อัตราการลาออกสูงขึ้นโดยไม่รู้สาเหตุ เพราะไม่มีใครทำสัมภาษณ์ตอนลาออกหรือเก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบ

สี่ กำลังจะแตะเกณฑ์ 10 คน ซึ่งเป็นจุดที่ภาระงานเอกสารตามกฎหมายเพิ่มขึ้นชัดเจน

หลายธุรกิจเลือกทางสายกลางก่อน คือจ้าง HR Admin ที่ดูแลงานเอกสารและเงินเดือนเป็นหลัก แล้วค่อยขยับไปหาคนที่ทำงานเชิงกลยุทธ์เมื่อทีมโตขึ้น ซึ่งคุ้มกว่าการจ้างคนที่เก่ง HRD ตั้งแต่แรกในวันที่ยังไม่มีระบบพื้นฐาน

ถ้ายังไม่พร้อมจ้าง ทำอะไรได้บ้าง

สิ่งที่ทำได้ทันทีโดยไม่ต้องเพิ่มคนมีสามอย่าง

อย่างแรกคือเขียนระเบียบพื้นฐานลงกระดาษให้จบ ทั้งเรื่องวันลา เวลาทำงาน และการอนุมัติโอที เพื่อไม่ต้องตัดสินใหม่ทุกครั้ง อย่างที่สองคือรวมข้อมูลพนักงานไว้ที่เดียว ทั้งสัญญาจ้าง ข้อมูลเงินเดือน และประวัติการลา ไม่กระจายอยู่ในไฟล์หลายที่ และอย่างที่สามคือทำปฏิทินกำหนดส่งเอกสารรายเดือนไว้ เพื่อไม่ให้พลาดกำหนดนำส่งที่มีค่าปรับ

สามอย่างนี้ใช้เวลาตั้งต้นไม่นาน แต่ช่วยลดงานที่ต้องมาตามแก้ทีหลังได้มากที่สุด

สรุป

HR คือฝ่ายทรัพยากรบุคคลที่ดูแลเรื่องคนทั้งระบบ แบ่งเป็นสายบริหาร (HRM) และสายพัฒนา (HRD) แต่ในทางปฏิบัติ HR ยังเป็นฟังก์ชันที่เกิดขึ้นตั้งแต่ธุรกิจมีพนักงานคนแรก แม้ยังไม่มีใครถือตำแหน่งนี้ งานบางส่วนมีกฎหมายกำหนดเวลาไว้ชัดเจน ทั้งการขึ้นทะเบียนประกันสังคมภายใน 30 วัน การนำส่งภาษีและเงินสมทบรายเดือน และงานเอกสารที่เริ่มบังคับเมื่อมีลูกจ้างครบ 10 คน สิ่งที่ควรทำจึงไม่ใช่การรีบจ้าง HR แต่คือการรู้ก่อนว่างานชุดนี้มีอะไรบ้าง ใครทำอยู่ และยังขาดตรงไหน