Payroll คืออะไรครอบคลุมงานอะไรบ้าง เจ้าของธุรกิจต้องรู้

Payroll คือ อะไร ครอบคลุมงานอะไรบ้าง เจ้าของธุรกิจต้องรู้

Payroll คือ กระบวนการบริหารจัดการค่าตอบแทนพนักงานทั้งระบบ ตั้งแต่การรวบรวมข้อมูลการทำงาน คำนวณรายได้และรายการหัก จ่ายเงินเข้าบัญชีพนักงาน ออกเอกสาร ไปจนถึงการนำส่งภาษีและเงินสมทบประกันสังคมให้หน่วยงานรัฐ หลายคนเข้าใจว่า Payroll คือการโอนเงินเดือนเท่านั้น ซึ่งเป็นเพียงขั้นตอนหนึ่งในกระบวนการที่ยาวกว่านั้นมาก

ในภาษาธุรกิจ คำว่า Payroll ยังใช้ในอีกสองความหมาย คือหมายถึงตัวรายการค่าใช้จ่ายเงินเดือนของกิจการในงบการเงิน (Payroll Expense) และหมายถึงซอฟต์แวร์ที่ใช้ทำงานนี้ (Payroll Software) เวลาอ่านเจอจึงต้องดูบริบทว่าหมายถึงอันไหน

Payroll ครอบคลุมงานอะไรบ้าง

ถ้าแยกเป็นขั้นตอน งาน Payroll หนึ่งรอบจ่ายประกอบด้วย 5 ขั้นหลัก

รวบรวมข้อมูลของงวด เวลาเข้า-ออกงาน วันลา ค่าล่วงเวลา ค่าคอมมิชชัน เบี้ยขยัน และรายการพิเศษอื่น ๆ
คำนวณรายได้และรายการหัก ทั้งเงินได้ทั้งหมดของงวดและสิ่งที่ต้องหักออกตามกฎหมายและตามข้อตกลง
จ่ายเงินเข้าบัญชีพนักงาน ผ่านการโอนเงินเดือนหรืออัปโหลดไฟล์เข้าระบบธนาคาร
ออกเอกสารให้พนักงาน สลิปเงินเดือน และหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย
นำส่งหน่วยงานภาครัฐ ทั้งกรมสรรพากรและสำนักงานประกันสังคมภายในกำหนดเวลา

ขั้นที่คนมักลืมนับรวมคือขั้นที่ 5 ซึ่งเป็นขั้นที่มีกำหนดเวลาตามกฎหมายและมีค่าปรับถ้าพลาด ดังนั้นเวลาประเมินว่างาน Payroll ใช้เวลาเท่าไหร่ต่อเดือน ต้องนับขั้นนี้เข้าไปด้วย

รายการหักที่ต้องคำนวณในระบบ Payroll ของไทย

สิ่งที่ทำให้ Payroll ในไทยไม่ใช่แค่การบวกลบเลข คือรายการหักที่มีสูตรและเพดานของตัวเอง

เงินสมทบประกันสังคม หักในอัตรา 5% ของค่าจ้าง โดยคำนวณจากฐานค่าจ้างที่มีเพดานกำหนดไว้ ปัจจุบันเพดานอยู่ที่ 17,500 บาท ทำให้หักได้สูงสุด 875 บาทต่อเดือน และนายจ้างต้องสมทบในจำนวนเท่ากันอีกส่วนหนึ่ง
ภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย คำนวณจากเงินได้ประมาณการทั้งปีของพนักงานแต่ละคน หักค่าใช้จ่ายและค่าลดหย่อน แล้วคำนวณภาษีตามอัตราก้าวหน้า ก่อนเฉลี่ยกลับมาเป็นยอดหักรายเดือน จุดนี้คือจุดที่คำนวณผิดกันบ่อยที่สุด เพราะถ้าพนักงานแจ้งค่าลดหย่อนเพิ่มกลางปี ยอดหักของเดือนที่เหลือต้องเปลี่ยนตาม
กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ สำหรับกิจการที่จัดตั้งกองทุน ทั้งส่วนที่พนักงานสะสมและส่วนที่นายจ้างสมทบ
รายการหักอื่น ๆ เช่น เงินกู้สวัสดิการ ค่าปรับตามระเบียบ หรือการหักวันที่ขาดงาน ซึ่งต้องอยู่ในขอบเขตที่กฎหมายแรงงานอนุญาต

ทำ Payroll ด้วย Excel ได้ไหม

ทำได้ และในช่วงที่มีพนักงานไม่กี่คนก็เพียงพอ แต่จุดที่ Excel เริ่มไม่ตอบโจทย์มักไม่ใช่เรื่องจำนวนพนักงาน หากเป็นเรื่องเหล่านี้

สูตรภาษีต้องอัปเดตเองทุกครั้งที่กฎหมายเปลี่ยน ทั้งอัตราภาษี ค่าลดหย่อน และเพดานประกันสังคม ซึ่งเปลี่ยนไม่บ่อยแต่พอเปลี่ยนแล้วต้องแก้ทุกไฟล์
ต้องแปลงข้อมูลเป็นไฟล์สำหรับยื่นเองทุกเดือน ทั้งไฟล์ ภ.ง.ด.1 และไฟล์ประกันสังคม ซึ่งมีรูปแบบเฉพาะที่ระบบของหน่วยงานรับ
ข้อมูลเงินเดือนไม่ได้เชื่อมกับบัญชี ทำให้ต้องคีย์ค่าใช้จ่ายเงินเดือนเข้าโปรแกรมบัญชีอีกรอบ ซึ่งเป็นจุดที่ตัวเลขสองระบบมักไม่ตรงกัน
การเก็บความลับทำได้ยาก เพราะไฟล์เดียวมีข้อมูลเงินเดือนทุกคน และส่งต่อกันทางแชทได้ง่าย

จุดสังเกตที่ชัดที่สุดคือถ้าปิดรอบเงินเดือนแต่ละเดือนใช้เวลาเกินหนึ่งวันทำงาน หรือเคยต้องแก้สลิปย้อนหลังเพราะคำนวณผิด นั่นคือสัญญาณว่าถึงเวลาย้ายไปใช้ระบบแล้ว ปัจจุบันมีโปรแกรมเงินเดือนออนไลน์ ที่เริ่มใช้งานได้ตั้งแต่แพ็กเกจฟรี คำนวณภาษีและประกันสังคมตามเงื่อนไขกฎหมายไทยให้อัตโนมัติ สร้างไฟล์ยื่น ภ.ง.ด.1 กับประกันสังคมได้ในระบบ และบันทึกค่าใช้จ่ายเงินเดือนเข้าบัญชีต่อให้เลย จึงเป็นทางเลือกที่ SME เริ่มต้นได้โดยไม่ต้องลงทุนสูง

สรุป

Payroll คือ กระบวนการทั้งหมดที่เกี่ยวกับค่าตอบแทนพนักงาน ไม่ใช่แค่การโอนเงินเดือน ครอบคลุมตั้งแต่รวบรวมข้อมูลของงวด คำนวณรายได้และรายการหัก จ่ายเงิน ออกเอกสาร ไปจนถึงนำส่งภาษีและเงินสมทบภายในกำหนด สิ่งที่ทำให้ Payroll ผิดพลาดบ่อยไม่ใช่การคำนวณเงินเดือนพื้นฐาน แต่เป็นรายการหักที่มีสูตรและเพดานของตัวเอง กับกำหนดเวลานำส่งที่พลาดแล้วมีค่าปรับ ดังนั้นไม่ว่าจะทำด้วยมือหรือด้วยระบบ สิ่งที่ต้องมีคือความสม่ำเสมอและร่องรอยที่ตรวจสอบย้อนหลังได้